L'indemnité kilométrique est un dispositif fiscal permettant aux salariés et employeurs de se faire rembourser les frais de déplacement professionnels réalisés avec leur véhicule personnel. Cet article juridique vous propose une analyse détaillée de cette indemnité, couvrant sa définition, ses conditions, son barème, ainsi que la méthode de calcul. Il met également en lumière les aspects fiscaux liés à cette indemnisation.
Définition et cadre légal de l'indemnité kilométrique
En France, l’indemnité kilométrique permet à un salarié utilisant son véhicule personnel dans le cadre de ses fonctions professionnelles de se faire rembourser par son employeur. Selon le Code du travail, ces frais peuvent être compris comme des frais professionnels, car il s’agit de dépenses engagées pour le compte de l’entreprise.
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Loi encadrant les indemnités kilométriques
Les dispositions légales autour des indemnités kilométriques sont principalement régies par l'article L3261-1 du Code du travail. Cette loi stipule que tout employé ayant engagé des frais pour les besoins de son activité professionnelle doit être remboursé par son employeur. Ce remboursement peut prendre différentes formes, telles que les indemnités forfaitaires ou le remboursement des frais réels.
Conditions d’éligibilité pour toucher une indemnité kilométrique
Pour qu’un salarié puisse bénéficier de l’indemnité kilométrique :
Le trajet doit avoir un caractère professionnel, excluant donc les trajets domicile-travail sauf exceptions (missions spécifiques).
Il doit utiliser son véhicule personnel (voiture, moto, scooter, vélo) pour ces déplacements professionnels.
Le véhicule utilisé doit appartenir au salarié, même si celui-ci ne le possède pas en propre, mais le loue ou l'emprunte.
Documents justificatifs requis
Pour justifier une demande de remboursement, plusieurs documents doivent être fournis :
Une note de frais détaillant chaque déplacement (date, motif, distance parcourue, etc.).
Des reçus ou des factures concernant l'entretien du véhicule, le carburant, ou d’autres prestations associées.
En cas de contrôle, les feuilles de route ou agendas montrant les déplacements et rendez-vous professionnels.
Le barème des indemnités kilométriques en vigueur
Chaque année, l’administration fiscale publie un barème des indemnités kilométriques afin de simplifier le calcul des remboursements. Ce barème prend en compte plusieurs critères :
La puissance fiscale du véhicule.
La distance annuelle parcourue à titre professionnel.
Un coefficient multiplicateur selon le type de véhicule (voiture, cyclomoteur, deux-roues, etc.).
Voici un exemple simplifié du barème applicable pour les voitures :
Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
3 CV et moins | 0,451 €/km | 0,273 €/km + 915 € | 0,318 €/km |
4 CV | 0,536 €/km | 0,301 €/km + 1177 € | 0,351 €/km |
5 CV | 0,603 €/km | 0,335 €/km + 1331 € | 0,377 €/km |
6 CV et plus | 0,661 €/km | 0,364 €/km + 1510 € | 0,401 €/km |
Méthode de calcul de l'indemnité kilométrique
Le calcul de l’indemnité kilométrique dépend du type de véhicule utilisé ainsi que de la distance parcourue. La formule se base sur le barème officiel précisé plus haut. Voici une illustration pratique :
Supposons qu'un salarié possède une voiture de 4 CV et ait parcouru 10 000 km à titre professionnel durant l'année :
Pour les premiers 5 000 km :
Nombre de kilomètres = 5 000 kmIndemnité forfaitaire = 0,536 €/kmMontant : 5 000 x 0,536 = 2 680 €
Pour les kilomètres suivants :
Nombre de kilomètres supplémentaires = 5 000 kmIndemnité forfaitaire pour la tranche suivante = 0,301 €/km + 1177 €Montant : 5 000 x 0,301 + 1 177 = 1 505 + 1 177 = 2 682 €
Total annuel défini par la somme des montants ci-dessus : 2 680 € + 2 682 € = 5 362 €
Aspect fiscal des indemnités kilométriques
Du point de vue fiscal, les indemnités kilométriques perçues par les salariés sont exonérées de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite du barème kilométrique publié par l'administration fiscale. Cependant, si l’employeur verse une indemnité supérieure à ce barème, l’excédent est imposable.
Fiscalité pour les employeurs
Pour les employeurs, les indemnités kilométriques versées constituent une charge déductible du résultat imposable de l'entreprise sous certaines conditions. L'employeur doit veiller à respecter les plafonds fixés et être capable de justifier les sommes versées lors d’un contrôle fiscal par l’URSSAF ou l’administration fiscale.
Exemple de déclaration fiscale
Si un employeur a versé un total de 5 362 € d’indemnités kilométriques à un salarié, voici comment cela impacte la déclaration fiscale :
Total des indemnités versées : 5 362 €.
Barème appliqué conformément aux tableaux officiels.
Part exemptée de charges sociales et impôts : 5 362 € (si conforme au barème).
Part excédentaire : imposée au niveau de l'impôt sur le revenu et soumise aux cotisations sociales sur le surplus, si applicable.
Justification et documentation nécessaires
Pour garantir la déduction des charges de manière optimale et éviter les redressements fiscaux ou sociaux, une documentation rigoureuse est nécessaire pour chaque remboursement d’indemnité kilométrique.
Éléments à conserver
Notes de frais signées par le salarié et validées par l’employeur.
Feuilles de route détaillées indiquant dates, motifs, destinations et distances des déplacements professionnels.
Preuves d'entretien du véhicule (factures de garage), factures de carburant.
Rapports éventuels d’activités ou feuilles de présence corroborant les déplacements effectués.
Procédures de contrôle interne
Les entreprises sont encouragées à mettre en place des procédures internes fiables pour le suivi des frais kilométriques. Cela inclut :
Des formulaires standards pour la déclaration des frais de déplacements.
Un système d'approbation par la hiérarchie avant toute prise en compte comptable.
Des audits périodiques internes pour vérifier la conformité des déclarations effectuées.